Na základě zákona č. 300/2008 Sb., Zákon o elektronických úkonech, bude od 1. 1. 2023 Ministerstvo vnitra ze zákona automaticky zřizovat datové schránky pro společenství vlastníků. Zřízení datové schránky je bezplatné.
Datová schránka představuje elektronickou komunikaci s ostatními subjekty, zjednodušeně řečeno jedná se o jinou formu e-mailové komunikace. Přihlašovací údaje do datové schránky obdrží statutární orgán zásilkou do vlastních rukou, případně do osobní datové schránky, má-li ji zřízenou.
Komunikace přes datové schránky
Komunikace se všemi orgány veřejné moci přes datové schránky je bezplatná. Zasílání zpráv soukromým subjektům je zpoplatněno. Cena za tyto služby je však podstatně nižší než poštovné za zasílání dokumentů v listinné podobě.
Zřízením datové schránky vzniká SVJ povinnost elektronického podání vůči finančnímu úřadu. Formuláře musí být odesílány v určené formě a struktuře, tzn. ve formátu xml. Porušení určeného podání je pokutováno. Doručená zpráva do datové schránky úřadu se považuje za doručenou okamžikem doručení, tedy ihned.
Doručená zpráva do datové schránky SVJ se považuje za doručenou 10. dnem ode dne dodání do datové schránky bez ohledu na to, zda se do datové schránky přihlásíte. Proto je třeba, ze strany statuárního orgánu, zajistit pravidelnou obsluhu datové schránky.
Archivace zpráv
Zprávy v datové schránce zůstávají po dobu 90 dní, pak jsou automaticky vymazány. Pro archivaci zpráv je možné využít placeného datového trezoru, nebo je třeba zprávy archivovat jiným způsobem.
